관리소에서는 매달 일정하게 구입하는 것들이 있다. 음식물 납부 칩이나 종량제봉투 또는 수선용 자재등은 한 번에 많이 구입하여 한 달 동안 사용하게 되므로 제대로 관리하려면 관리대장이 필요하다. 흔히 사용하는 자재수불대장 같은 것 말이다. 그런데 여러 달에 걸쳐 쭈욱 이어지는 형식의 대장을 사용해 보니 생각만큼 관리가 안 되더라. 그래서 하나의 품목당 한 달 또는 재고를 모두 소진할 때까지만 사용할 수 있게 양식을 만들어보았다. 관리소장님 결재란만 있는 형태로 만들었는데 결재란이 필요 없으면 지우고 사용하면 되고 더 필요하면 추가하면 된다.
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